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董事会秘书工作素养要求研究

来源:论文联盟  作者:刘冠宏 [字体: ]
董事会秘书工作素养要求研究 引言
  董事会秘书不是普通的秘书,他们是上市公司实现内部管理、董事会运营、企业公关、企业决策引导不可或缺的重要角色。研究董事会秘书的工作素养要求,有助于分析、明確董事会秘书任职方向和工作要求;有助于提升董事会秘书的整体素质,在其工作岗位中“游刃有余”;有助于分析董事会秘书岗位人员面临的压力,调整董事会秘书的培训和管理。
  一、董事会秘书工作内容
  董事会秘书工作内容范围广,对上级董事会的各项工作进行辅助类工作,甚至参与企业的重大的决策,对下级各部门负责协调工作,监督董事会下达的发展规划的执行。主要的工作内容可以分为协助董事会会议、协助公司章程、对商机的服从和对下级的管理协调工作、企业的公关工作、行政工作以及总经理和董事会分派的其他工作任务。
  1、董事会会议内容。负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度;筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
  2、下级协调工作。参加董事会会议,制作会议记录并监督执行;协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容;负责董事会会议后工期决议的传达和监督执行。
  3、企业公关内容。负责与监管部门、金融机构、中介机构、媒体的沟通和外联的有关事宜,保持良好的关系;企业出现公关需要后组织、开展新闻发布会,协调处理企业的公关危机、正面宣传,执行有利于提升企业形象的媒体公关操作等。
  4、其他行政工作内容。参与董事会及总经理的相关工作及总经理交办的工作;协助董事长对集团内各公司的管理及事务性工作;随同董事长出差,做好行政事务性工作。
  二、董事会秘书工作素养要求
  董事会秘书工作内容宽泛,高强度、集中性的工作,要求董事会秘书岗位人员具有很高的工作素养,具体的内容包括知识层面、协调能力、学习能力、应变能力、沟通能力、承受能力,部分特殊场合还要求高标准的商务礼仪、较强的语言能力和较好的文字功底。
  1、知识层面素养。董事会秘书工作中涉及的不仅仅是本职工作中行政、辅助知识,也不单单局限于本企业经营涉及的专业知识,还包括法律(尤其是经济法律)、人力资源管理、政治动态、宏观经济知识、行业发展趋势、专业财务知识以及一定的企业管理知识和公司运作经验
  2、公关协调素养。协调能力,是董事会秘书在监督董事会发展规划执行过程中的必要素养。在实际的工作中,董事会秘书需要协商公司内部的行政部门、人事部门、企宣部等需要进行相关工作的安排和配合,对上级的协调为行程本文由论文联盟http://www.LWLm.coM收集整理协调、意见协调等。对外部的协调是新闻媒体、宣传机构、公关危机的协调。
  3、商务礼仪素养。董事会秘书的商务礼仪素养主要表现在重要宾客接待、商务洽谈礼仪以及日常工作中的办公室着装礼仪、电话礼仪与应对技巧。
  4、学习及沟通素养。在董事会秘书工作中积极学习新知识、新能力,提升自身整体素养的能力。沟通素养主要是董事会秘书及时沟通并注意沟通技巧,将任务在短时间内完成沟通,获得较好的效果。
  5、承受力素养。董事会秘书工作密度高,工作要求高,需要较强的承受能力,如工作的突然性、强度大、复杂性、时效性等,都需要董事会秘书工作时承受强大压力。
  三、提升董事会秘书工作素养的策略
  董事会秘书工作的特殊性和工作岗位的重要性,要求在工作中的素养需要不断提升以适应企业的发展需求。提升董事会秘书的工作素养,需要从企业培训提升为先导,董事会秘书自身工作素养提高为主体,以工作的内容和要求为标准,多渠道、多方法提升整体的工作素养。
  1、企业制定素养培训计划
  董事会秘书属于上市企业的高级管理职位,能力与薪资平衡。企业作为董事会秘书的雇佣者,应当以长期的企业发展为目标,以董事会秘书的素养提升为企业核心人才培养的重点,依据企业3-5年的发展规划以及行业市场走向,开展董事会秘书的技能、素养培训,主要的培训有出国外派学习,企业内子公司轮岗培训,董事会秘书培训班,董事会秘书技能集中训练等,每个培训名额在2-3人,培训周期按照企业的发展周期而定,分为脱岗、轮岗的培训,每个周期暂定1周时间。
  上市公司对于董事会秘书的培养是个长期的过程,点滴要求、细致培训,是逐步完善董事会秘书工作岗位要求和提升整体素质的关键。上市企业在董事会秘书的培训上需要明确内部培训与外部培训的兼顾,内部以企业的发展规划、技能要求为主,外部的培训涉及商务礼仪、公文写作、沟通技巧等实用性培训,有条件的企业可以安排每3个月一次的董事会秘书素质拓展训练,增强体魄的同时培养董事会秘书的承受压力、团结协作的精神。
  2、自我进修提升整体素质
  由于董事会秘书在企业内部承上启下、举足轻重的地位,因此,上市企业对董事会秘书的工作要求极其严格,董事会秘书自身需要认识提升工作素养的重要性和必要性,加强自身的素养提升,在工作中提升业务能力,如利用工作之余的时间开展EMBA或MBA的课程学习,提升学历,加强网络培训班的视频学习、模拟,参加董事会秘书实战研修班等。例如学习行业相关的小语种及翻译、外文公文书写、着装礼仪中的服装搭配等。自我的见识、视野影响工作的时效性,董事会秘书在自我提升中,要以平时实践为基础,边工作边学习,边探讨边交流,边总结边提高。
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